Flex office et mobilier : créer des bureaux modulables pour les nouveaux modes de travail
Fini le bureau classique, place au flex office ? En tout cas, ce qui était une exception devient la norme : le poste fixe recule au profit d’espaces évolutifs et mutualisés. Mais comment expliquer ce phénomène ? Après la crise du Covid-19 et l’essor du télétravail, les modes de travail ont profondément évolué. Le modèle hybride – un mélange de présentiel et de travail à distance – s’est peu à peu imposé. C’est dans ce contexte que le flex office – c’est-à-dire des bureaux flexibles non attribués – s’est développé. Pour le déployer efficacement et optimiser l’espace de travail, repenser l’aménagement des bureaux est essentiel. Cela passe par des bureaux modulables, conçus pour favoriser le partage, la mobilité et la modularité.
Zoom sur le flex office et sa mise en place à travers un mobilier modulable et pensé pour des espaces en constante évolution !
Flex office : de quoi parle-t-on concrètement ?
Le flex office représente un vrai changement dans l’organisation du travail en entreprise : les salariés passent d’un poste de travail attitré à des espaces qu’ils doivent partager et qui peuvent s’ajuster selon les besoins. Concrètement, le flex office désigne un espace de travail non assigné, mutualisé et évolutif.
Son objectif ? Optimiser l’usage réel des mètres carrés, en maximisant le taux d’occupation des bureaux. Autrement dit : limiter au maximum les espaces inutilisés afin de réaliser des économies de surface. C’est là qu’intervient le taux de flex, un indicateur qui mesure le niveau de partage des postes. Ce dernier se calcule en divisant le nombre de poste partagés par le nombre total de salariés. Plus ce taux est bas, plus les espaces sont partagés.
Pour réussir cette transition vers le flex office, il est important de proposer un environnement adapté, favorisant la mobilité, la collaboration et la polyvalence. Cela passe, par exemple, par l’aménagement de différents types d’espaces :
- Des callbox pour les appels
- Des zones projets pour le travail collaboratif (avec tables hautes, tables connectées réglables en hauteur…)
- Des bulles acoustiques pour la concentration
- Des espaces informels pour les échanges et se détendre
- Des espaces confidentiels pour travailler en solo
- Des bureaux en libre-service, etc.
Pourquoi le mobilier est au cœur du flex office ?
Dans un bureau sans poste attribué, ce n’est plus l’espace qui s’adapte au salarié, mais le mobilier qui crée les conditions d’un travail fluide et confortable. Le mobilier constitue ainsi l’un des éléments phares d’un flex office réussi, car il accompagne la mobilité des collaborateurs… à condition toutefois d’être bien choisi. Pour répondre aux exigences du flex office, le mobilier doit, idéalement, posséder les caractéristiques suivantes :
- Être modulable, facilement reconfigurable et compatible avec les différents usages : concentration, réunion, détente, appel…
- Favoriser le bien-être : ergonomie, acoustique, design… D’ailleurs, détente et acoustique sont au cœur de la tendance bureau 2025.
Les typologies de mobilier adaptées au flex office
Selon les objectifs et la configuration de l’entreprise, le flex office peut prendre des formes très différentes. Pour le mettre en place de manière optimale, vous devez donc choisir un mobilier adapté à vos besoins. Il existe plusieurs types de mobilier adaptés au flex office :
Les postes nomades
Mobilier flexible par excellence, les postes nomades permettent aux collaborateurs de s’installer où ils le veulent. Ils peuvent se décliner en :
- Bench « postes partagés » équipés de séparateurs amovibles pour plus d’intimité
- Tables modulaires multi usages (réunion, concentration…)
À noter : pour allier confort et praticité, ce type de mobilier doit intégrer des prises électriques.
Les bulles et cabines acoustiques
Qui dit flex office, dit généralement environnement sans cloison, façon open space. Si cet agencement présente des avantages, il est tout de même important de mettre à disposition des équipes des espaces d’isolement ponctuel. Par exemple, des bulles et cabines acoustiques pour téléphoner, faire une visioconférence ou tout simplement travailler au calme et se concentrer. Ces dernières sont généralement compactes, connectées et souvent mobiles, ce qui vous permet de les intégrer dans tous types de configurations de bureaux.
Le mobilier lounge polyvalent
Le flex office peut également intégrer des zones plus informelles comme des espaces de détente, propices aux échanges spontanés, à la déconnexion… Pour cela, le mobilier lounge est idéal : canapés, banquettes ou fauteuils cocooning… Et avec modules connectés (prises, ports USB, lampes), c’est encore mieux pour combiner confort et fonctionnalité !
Les solutions de rangement partagées
Dans un environnement sans poste attribué, il est important que les équipes puissent garder leurs effets personnels en toute sécurité. Pour cela, vous pouvez déployer des solutions de rangement adaptées : lockers, rangements mobiles, casiers numérotés à proximité des postes de travail, etc.
Les bénéfices d’un mobilier bien pensé pour le flex office
- Une amélioration de la productivité : chacun peut trouver l’espace adapté à son activité.
- Une optimisation du bien-être : un mobilier flexible et ergonomique bien pensé permet de varier les postures (assis, debout…), de réduire les troubles musculosquelettiques (TMS) et la fatigue. Par ailleurs, l’intégration de mobilier acoustique amovible (panneaux, cloisons) permet de réduire les nuisances sonores et d’améliorer la concentration. Enfin, les espaces modulables favorisent la liberté de mouvement.
- Une valorisation de l’image employeur : un aménagement moderne, esthétique et dans l’air du temps renforce la fidélisation des équipes et permet également d’attirer de nouveaux talents.
- Une facilité de réorganisation : le mobilier modulable et mobile permet de réagencer facilement les espaces en fonction des besoins de l’entreprise.
- Une baisse des coûts : la réduction des postes de travail fixes permet aux entreprises de réduire leurs coûts immobiliers et de maintenance.
Bonnes pratiques d’aménagement flex avec du mobilier adapté
Après la théorie sur le flex office, place à la pratique ! Voici quelques conseils d’aménagement flex à mettre en place avec l’aide d’un agenceur d’espaces professionnels expérimenté, comme Space Planning :
- Privilégier les espaces multifonctions : chaque zone doit pouvoir répondre à plusieurs usages
- Alterner mobilier collaboratif et individuel : pour s’adapter aux différents rythmes et besoins de travail. Pour aller plus loin, consultez notre article : « Zones de collaboration et espaces privatifs : trouver le juste équilibre pour l’aménagement de bureaux ».
- Prévoir du rangement personnel : casiers ou lockers pour sécuriser les effets personnels des salariés
- Soigner l’acoustique : intégrer des solutions favorisant la concentration (bulles, panneaux, fauteuils acoustiques)
- Varier les postures : proposer des options assis, debout, lounge pour favoriser le confort et le bien-être
- Opter pour du mobilier modulable et mobile : pour pouvoir reconfigurer facilement et rapidement les espaces.
Découvrez la gamme de mobilier collaborateur proposé par Space Planning, parfaitement adaptée au flex office.
Exemple d’un aménagement pour 200m² 20 personnes en flex office
Concevoir un espace de travail en adoptant une logique flex office ne passe pas nécessairement par une multiplication des postes de travail. L’idée est d’allier confort, collaboration, concentration et design sur une surface unique mais pensée autrement. Pour vous aider à visualiser le concept, voici un exemple d’aménagement sur 200 m², destiné à une équipe de 20 personnes.
Avant : une configuration traditionnelle à postes fixes
La configuration initiale comprend :
- 20 postes de travail fixes, en open space linéaire
- 1 salle de réunion fermée pour 6 à 8 personnes
- Des armoires communes
- 100 % de l’espace occupé en permanence.
Quelles sont les limites identifiées ?
- Une faible flexibilité dans les usages
- Un encombrement visuel et sonore permanent
- Une sous-utilisation de certains postes (télétravail partiel)
- Un manque de zones dédiées aux échanges ou à la détente.
Après : un aménagement optimisé en flex office avec du mobilier adapté
Le même plateau de 200 m² est réaménagé pour s’adapter aux nouvelles pratiques de travail hybride, sans nuire au confort. Grâce à une sélection de mobilier flex office, agile et modulaire, l’espace devient polyvalent, fluide et accueillant.
Voici la répartition des zones et les solutions de mobilier associées :
- 12 postes partagés sur bench modulables
- 1 salle de réunion fermée 6/8 personnes
- 2 bulles acoustiques individuelles
- 1 zone lounge collaborative
- 1 espace projet avec mobilier haut
- 20 casiers personnels fermés pour chaque collaborateur.
Les bénéfices ?
- Une réduction du nombre de postes sans impact sur la productivité
- Une amélioration de la circulation et du confort acoustique
- Une augmentation des possibilités de collaboration spontanée
- Une optimisation du taux d’occupation réel grâce au flex office
- Une adaptabilité aux variations d’effectifs et aux usages du quotidien.
Pour conclure, le mobilier est LA pièce stratégique du flex office. Un mobilier flex bien choisi permet aux espaces de travail de rester longtemps polyvalents, ergonomiques et fonctionnels. Space Planning vous accompagne dans le choix d’un mobilier et d’un agencement adapté, parfait pour passer efficacement au flex office !