NOS CONSEILS

Vous déménagez et aménagez dans de nouveaux locaux : Les 7 points essentiels à ne pas « rater »

Vous voulez changer de locaux mais le changement vous fait peur car vous ne savez pas par où commencer ? Nos conseils vont vous rassurer. La clé d’un bon déménagement est la planification en amont pour ne pas se laisser déborder au dernier moment. Pour cela il faut se poser les bonnes questions à propos de l’agencement de vos bureaux, afin de ne pas subir de déconvenues.


1. Listez le mobilier et affaires « à jeter » et « à conserver »

Listez le mobilier de bureau que vous souhaitez conserver ou jeter. Lors de ce tri, prenez en compte les dimensions, matières, formes et normes de votre mobilier, peut-être que celui-ci ne sera pas adapté à vos nouveaux locaux. Il faudra donc étendre votre liste d’achat de mobilier professionnel. C’est aussi le moment d’alléger les placards de vos vieux dossiers, et papiers inutiles. Parmi les documents que vous souhaitez garder, classez-les en deux catégories pour y voir plus clair : classement de proximité, et archivage. De cette manière, vous aurez une meilleure visibilité sur l’espace à consacrer à l’archivage, et sur la quantité de rangements à conserver, et à prévoir.


2. Faites appel à nos professionnels du spaceplanning

Spécialistes de l’agencement de bureaux, nous vous guideront dans vos choix, tant sur la partie design, et décoration, que sur toutes les spécificités techniques à prendre en compte. Cela vous fera gagner beaucoup de temps. En effet, aménager un espace de travail fonctionnel, ergonomique, et aux normes ne s’improvise pas. Mais avant de s’engager, faites une étude de marché concurrentiel en fonction des prix, et services. Privilégiez la qualité des services au prix. Nos professionnels vous aideront également à réaliser votre projet en fonction de votre budget, de vos besoins et envies, mais aussi en tenant compte des normes en vigueur. Nous réaliseront l’étude de l’implantation au moyen de plans déterminant le zoning des espaces. Comme les architectes, nous réaliserons un plan 3D pour vous aider à mieux visualiser l’agencement de vos bureaux. Si vous souhaitez des bureaux séparés, ou un espace de co-working, ou de call center, ou même d’open space, le mobilier ne sera pas le même. Si ce sont des espaces partagés, il faudra être vigilant aux nuisances sonores, et donc tenir compte de l’installation de cloisons sonores. Nos experts vous aideront également à évaluer s’il est possible ou non de transporter votre ancien mobilier. Dans un cas où les frais de transports sont couteux, le rachat de nouveaux pourrait se présenter à vous comme une solution finalement moins onéreuse.


3. Implantation du mobilier professionnel avant tous travaux

Une fois les locaux choisis, l’erreur à ne pas commettre est de faire vos travaux avant l’implantation de votre mobilier de bureau. Celle-ci sera définie selon les divers espaces (bureaux, salle de détente, salle de réunion, cuisine, archivage…) et les différents services. Cette implantation déterminera l’emplacement des closions, prises électriques, prises informatiques, et arrivées d’eau. Un exemple de problèmes que vous pourriez rencontrer si vous ne procédiez pas de cette manière. Cas 1 : Le bureau que vous avez choisi est trop encombrant pour la superficie de votre pièce. Cas 2 : le bureau, du fait de sa forme ne peut être installé au niveau des prises existantes. Dans un cas comme celui-ci, il sera donc nécessaire d’effectuer des rallonges et des raccords de fils électriques au sol, ce qui n’est pas aux normes.


4. Aménagement des espaces tertiaires : respectez les normes en vigueur

Comme vous le savez, dès que votre établissement reçoit du public la liste des normes à respecter s’allonge. Il est impératif de respecter toutes ces normes car si ce n’est pas le cas, lors d’un incident quelconque vous vous exposerez à des ennuis. Les principales normes à respecter sont les suivantes : sécurité, anti-feu, anti-panique, accueil de personnes handicapées, électrification hors sol, cotes minimales d’encombrement et de passage …. Nos spécialistes d’agencement de bureaux saura vous guider dans les types de mobilier professionnel à privilégier en fonction de leurs usages. Par exemple, si votre établissement possède une salle de conférence, les chaises doivent être reliées entre elles à l’aide de crochets qui les maintiennent fermement entre elles. De cette manière, si un imprévu arrive, les personnes pourront évacuer rapidement sans être bloquées par des chaises tombées sur le sol.


5. Evolution de votre société et futurs déménagements : pensez « avenir »

Bien souvent à tort, lors d’un changement de locaux, vous pensez à court terme, en d’autres mots au plus pressé. Mais pensez à l’évolution de votre société. Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, vous avez sûrement des projets d’agrandissement de la société, il est donc important de prévoir des postes supplémentaires si vous êtes amené à embaucher. Autre exemple, vous souhaitez une couleur de postes par services. C’est une bonne idée, mais si vous déménagez de nouveau pour vous agrandir, ces postes se retrouveront peut-être côte à côte, et l’homogénéité des couleurs sera disparate. Enfin, si vous avez besoin d’un petit espace de stockage et archivage, pensez à long terme avec l’accumulation des dossiers, et autres affaires que vous serez amené à stocker pour libérer de la place sur les surfaces de travail.


6. Qualité de vie au travail : pensez « ergonomie »

Le bien-être de vos salariés doit être au cœur de vos préoccupations lors du projet d’agencement des nouveaux espaces de travail. Sachez qu’un environnement de travail confortable, et convivial encourage vos salariés à rester dans votre entreprise. Alors misez tout sur l’ergonomie ! L’ergonomie englobe de nombreuses notions à connaitre. En effet, le confort ne s’arrête pas à un bon fauteuil de travail. Voici une liste non exhaustive des points clefs à retenir :

  • La couleur des murs et du mobilier
  • Eclairage direct : pour des écrans perpendiculaires aux fenêtres, prévoir des stores.
  • Eclairage indirect : lampe de plafond, de bureau, et lampes à pied. Orientez votre bureau en fonction de ces sources lumineuses, afin de n’être ni gêner par la lumière, ni mal éclairé.
  • Siège et bureau en fonction de la morphologie de chacun. Le bureau assis-debout s’adapte en hauteur, et optimise les mouvements au quotidien.
  • Position de l’écran, inclinaison du clavier, repose pied…
  • Rangements accessibles
  • Les nuisances sonores qui peuvent être réduites au moyen de closions acoustiques.

Voici un petit tour des éléments à retenir pour un poste de travail confortable où vos collaborateurs s’y sentiront comme chez eux.


7. Planification des commandes de mobilier de bureau et de vos travaux : Etablissez un rétro planning

Panifier votre déménagement de la fin au commencement c’est-à-dire de la dead line au point initial. En utilisant cette méthode, vous pourrez mieux évaluer la durée de chaque étape, et si chacune d’elle rentre dans le temps imparti. Si ce n’est pas le cas, il sera préférable de décaler la date du déménagement. Par ailleurs, tenez bien compte dans votre retroplanning des délais de commande, livraison, et installation. Prévoyez un délai minimum de 6 semaines pour chaque commande. Enfin, prévoir des délais suffisants, vous permettra également de vous accorder un temps de post-installation, afin de contrôler si tout a été bien installé, et si votre équipement informatique est prêt à être utilisé.